تفویض اختیار

“تفویض اختیار” عبارتی هست که معمولا بصورت غلط تعبیر شده و در موارد مختلف به اشتباه از آن استفاده می گردد. تفویض اختیار زمانی معنا پیدا می کند که شما آگاهانه یک نفر را انتخاب کنید و اختیار بخشی از کارها را که وظیفه معمول شماست و در ازای انجام آن حقوق می گیرد به او واگذار کنید.

هر شغل از سه قسمت تشکیل شده است:

1- مسئولیت که بخش عملی شغل است.

2- اختیارات که بخش تصمیم گیری شغل است. اگر شما همراه با مسئولیت ، اختیاراتی نیز داشته باشید. در این صورت می توانید تصمیم بگیرید که کار باید چگونه انجام شود.

3- پاسخگویی که پذیرش قوت ها و ضعف ها هست. اگر پاسخگو شما هستید درصورت بروز اشتباه بدون در نظر گرفتن انجام دهنده کار، شما باید پاسخگو باشید.

تفویض اختیار موفق، مسئولیت دادن همراه با اختیارات است. اگر شما به عنوان یک مدیر، اختیار انجام کاری را به کسی محول کنید و از او اشتباهی سربزند، این وظیفه شماست که مسئولیت آن اشتباه را برعهده بگیرید.

دغدغه های تفویض اختیار:

• کار را خودتان سریعتر انجام می دهید.
• هیچکس قابلیت و مهارت انجام کار را ندارد.
• دیگران ممکن است آن را درست انجام ندهند.
• دیگران ممکن است آن را بهتر انجام دهند.
• وقت کافی برای آموزش افراد ندارید.
• آنها خودشان کارهای زیادی برای انجام دادن دارند.
• ممکن است دیگران فکر کنند که شما کار بر دوش آنها نهادید.
• ممکن است خودتان بیکار بمانید.
• از دست دادن کنترل.

تمام خطرات و مشکلات فوق احساسات واقعی اند. با وجود این تفویض اختیار بسیار مهم و درواقع قسمتی از شغل یک مدیر است.

مزایای تفویض اختیار

• شما را قادر می سازد بیشتر بر روی جنبه های از کار متمرکز شوید که به تجربه، مهارت و دانش شخص نیاز دارد.
• بیشتر کارهای مدیران باید بر طرح و برنامه ریزی در مورد آینده متمرکز شوند، نه ترتیب دادم مسائل جاری و روزمره.
• مدیران باید به ارتقای توانمندی دیگران در انجام امور محوله توجه کنند، نه به انجام دادن کارها توسط خودشان.
• واگذاری اختیارات برای انگیزه دادن به افراد مفید است.
• تفویض اختیار راهی برای آموزش کارکنان است.
• تفویض اختیار برای پیشرفت شغلی کارمندان بسیار مفید است.
• تفویض اختیار بهترین روش توانمند ساز است.

قبل از تفویض اختیار

• به حوزه های اصلی عملکردتان و دیگر وظایفی که بعهده دارید نگاهی بیندازید.
• تعدادی از وظایفی را که می توانید بعهده دیگران بگذارید مشخص کنید.
• نتایج تفویض اختیار را مشخص کنید( اثرات مثبت و منفی، با اهمیت و کم اهمیت بودن، بزرگ و کوچک بودن نتایج و …)
• میزان علاقمندی دیگران را در مورد واگذاری اختیار به آنها برآورد نمایید.
• قابلیت و توانایی آن فرد را ارزیابی کنید.
• طرح آموزشی آماده کنید( به یاد داشته باشید که فقط تعداد اندکی از کارها را می توان به سادگی بر عهده دیگران نهاد و واگذاری بسیاری از آنها مستلزم آموزش است).

دوره تفویض اختیار:

• حوزه و دامنه اختیارات و الزامات کار را برای شخصی که کار را به او واگذار می کنید مشخص نمائید.
• او را در تمام زمینه ها آموزش دهید.
• برای مسئولیت او حد و مرز مشخص کنید.
• نشان دهید که به او اطمینان دارید.
• درباره زمان انجام کار با یکدیگر توافق کنید.
• موضوع تفویض اختیار را با کسانی که کارشان تحت تاثیر این مساله است و به آنان مربوط می شود درمیان بگذارید.
• هنگام انجام وظیفه، بر کار شخص نظارت داشته باشید و او را حمایت کنید.
• پیشرفت کار را بصورت منظم ارزیابی کنید.
• در جایی که تقدیر از فرد ضرورت دارد، این کار را انجام دهید.

بعد از تفویض اختیار:

• موفقیت ناشی از تفویض اختیار را ارزیابی کنید.
• هرگونه نیاز به آموزش بیشتری را مشخص نمائید.
• واکنش نشان دهید.
• کار را بصورت دائمی واگذار کنید.